bccom524: กรกฎาคม 2012

หน้าจอของ MS Excel
เมื่อโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำหน่วยความสะดวก ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่างๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นตอนแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อเพื่อเปิดหน้าต่างดังรูป (ในวงรีสีแดง)

Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่างๆ การจัดการรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File,Edit,View,...เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศร ขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปเมนูที่ต้องการ

Standard Toolbars (เครื่องมือมาตรฐาน)

Formatting Toolbars (เครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบ)

กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่่ใช้บ่อยๆ เราสามารถจะใช้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ดังนี้

1. ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง

2. กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars

3. กดปุ่มลูกศรชี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formating Toolbars

4.คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบ เมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก

Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิด โดยไปที่ View > Formula Bar

Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิด โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้า Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่

แผ่นงาน หรือ Worksheets

โปรแกรม MS Exel ประกอบด้วย แผ่นข้อมูล หรือ Worksheets จำนวนหลายแผ่น ซึ่งสามารถคลิกเลือกได้จากแถบ Sheet1,Sheet2,...ข้างล่างเราสามารถเพิ่มแผ่นข้อมูลให้มากขึ้นได้ และสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นข้อมูล จากคำว่า Sheet1 เป็นชื่อที่เราต้องการได้

การแสดงเส้นประกอบขอบเขตกระดาษ
1.ไปที่ File>Page Setup
2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ เพื่อให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ

3. คลิก OK ยอมรับค่าที่โปรแกรมตั้งไว้ให้แล้ว

4. เมื่อมาดูที่ Worksheets จะเห็นเส้นประกอบขอบเขตของกระดาษ

การปรับความกว้างและความสูงของ cell

1. ถ้าต้องการความสูงของแต่ละแถว ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นเขตล้างของแถวที่ต้องการขยายเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว

2. ถ้าต้องการขยายความกว้าง หรือลดความกว้างคอร์ลัมน์ แต่ละคอร์ลัมน์ ให้นำคอร์ลัมน์ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอร์ลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อคอร์ลัมน์เปลี่ยนเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนสีแดงในวงกลม

3. ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอร์ลัมน์ ให้เท่ากันทุกคอร์ลัมน์ สามารถทำได้ดังนี้

1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ช่องมุมซ้ายด้านบน เมื่อเคอร์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้คลิก จะเห็นว่า Sheet ทั้ง Sheet ถูกเลือกทั้งหมด

2. จากนั้นนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นคั่นระหว่างคอร์ลัมน์ เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองทาง ให้กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปที่ซ้ายหรือขวาตามที่ต้องการ

3. ความกว้างของ Column จะเปลี่ยนไป และเท่ากันทุก Column

การลบคอร์ลัมน์ และแถว

เราสามารถลบ คอร์ลัมน์ทั้งคอร์ลัมน์ หรือลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าการลบคอร์ลัมน์ C และ B มีวิธีการ ดังนี้

1. คลิกที่คอร์ลัมน์ C แล้วกดเมาส์ค้างไว้ สังเกตเคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร ชี้ลง แล้วลากไปที่คอร์ลัมน์ D

2. จะเกิดแถบสว่าง ดังรูป

3. ไปที่เมนู Edit > Delete

4. คลิกที่ cell อื่น ไป 1 ครั้ง

5. การลบแถว ก็ทำไปทำนองเดียวกัน เพียงแต่มาเลือกชื่อแถว คือตรงบริเวณ หมายเลขแถวที่ต้องการลบ

6. เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้ไปเมนู Edit > Undo Delete

การเพิ่มคอร์ลัมน์

บางครั้งเราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก บางคร้งเราก็สามารถทำได้ ข้อมูลจะถูกกันออกไปอีก 1 คอร์ลัมน์ การเพิ่มคอร์ลัมน์ สามารถทำได้ ดังนี้

1. คลิกที่คอร์ลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอร์ลัมน์

2. ไปที่เมนู Insert > Columns

3. คลิก 1 ครั้ง คอร์ลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางด้านขวา ของคอร์ลัมที่ถูกเลือก

5. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้งเพื่อลบแสงสว่างออกไป

การเพิ่มแถว หรือ Rows

การเพิ่ม หรือแทรก Rows มีวิธีคล้ายกับการเพิ่ม หรือแทรก Columns ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
1. คลิกที่ชื่อของ rows จะเกิดแถบสว่างตลอดแถว

2. ไปที่เมนู Insert > Rows แล้วคลิก

3. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้งเพื่อลบสว่างออกไป

4. ข้อระหว่าง การแทรกแถว เป็นการแทรก ตลอดแนว

การแบ่งหน้าจอ

เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางเราต้องการดูข้อมูลหลายๆ แห่งพร้อมๆกัน

1. ทีมุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอ จะมีแถบสำคัญแบ่งหน้าจอ ดังภาพ

2. เมื่อนำเคอร์เซอร์ไปว่างที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว

3. ให้กดเมาส์และแบ่งลากหน้าจอได้

การ Freeze Pane

ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีอย่างหนึ่ง

1. เลือกแถวที่อยู่ใต้ส่วนที่ต้องการ

2. ไปที่ Window > Freeze Pane

3. ส่านบนจะถูกตรึงอยู่กะที่ แต่ส่านล่างสามารถเลื่อนไปได้

4. ถ้าต้องการยกเลิก ก็ไปที่ Window > Unfreeze Pane

การเรีอกชื่อช่อง Call

การเรีอกชื่อ Call จะเรีอกโดยใช้แถวและคอร์ลัมน์

การเคลื่อนไปยังตำแหน่งต่างๆ บน Worksheet

เนื่องจากในหน้า 1 หน้า หรือ Worksheet 1 แผ่น ประกอบไปด้วย Cell ต่างๆ จำนวนมาก

ใช้ปุ่ม Enter

เมื่อพิมพ์ข้อความใน Call และกดปุ่ม enter โปรแกรม Excel จะทำการประมวลผล

1. ก่อนการกดปุ่ม Enter

2. หลังการกดปุ่ม Enter

การใช้ Name Box

ช่อง Name Box ที่เห็นในกรอบสีแดงด้านบน เมื่อพิมพ์ชื่อ Cell ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Enter ก็จะไปยังตำแหน่งcell ที่ต้องการ ได้ทันที่

การป้อนข้อมูลลง Cell

1. นำเคอร์เซอร์ไปที่ Cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง

2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1

3. จะเห็นว่า ข้อความที่เห็นปรากฎขึ้น 2 แห่ง

4. ถ้าพิมพ์ผิด และต้องการลบให้ใช้ปุ่ม Backs pace บนแป้นพิมพ์

5. กดปุ่ม Enter จะเห็นข้อความ "วราวรรณ" ปรากฎใน Cell หรือช่อง A1 ดังภาพ

การพิมพ์วันที่

การพิมพ์ข้อมูลเดี่ยวกันหลายคอร์ลัมน์

1. เลือกคอร์ลัมน์ Cell ตั้งแต่ B1ถึงD1

2. กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ และเลือก C3 ถึง D3

3. พิมพ์คำว่า ศนก ลงในช่องที่ 3

4. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่ม Enter

การแก้ไขข้อมูลใน Cell

หลังจากที่พิมพ์ข้อความ หรือป้อนข้อมูลลง Cell แล้วหากต้องการแก้ไข ให้ไปที่ Cell ที่ต้องการแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2

การลบข้อมูล หรือล้างข้อมูลใน Cell

การลบข้อมูลในการกดปุ่ม Delete เป็นการลบข้อมูลใน แต่รูปแบบต่างๆ

การกรอกข้อมูลเลขลำดับอัตโนมัติ

Excel มีลักษณะหลายอย่างในการทำงาน ให้ลวดเร็วและสะดวกขึ้น เช่น การกรอกลำดับที่ หากมีการกรอกลำดับที่ เรียงกันลงมา 2 ลำดับ Execl จะสามารถสร้างต่อให้เองได้ โดยอัตโนมัติ ลองดูวิธีการต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1